top of page

Microsoft 365 meeskonnatöö koolitusprogramm

Koolitus aitab luua selged tööprotsessid Microsoft 365 keskkonnas, kasutades Teamsi, SharePointi, OneDrive, Lists, Loop, Plannerit ja teisi rakendusi ühtse tervikuna. Eesmärk on vähendada infokadusid, parandada koostööd ning muuta meeskonnatöö paremini juhitavaks.

1

Kas mõni nendest olukordadest on tuttav?

  • Teams on kasutusel peamiselt koosolekute ja vestluste jaoks;

  • failid paiknevad korraga arvutites, OneDrive'is, Teamsis ja SharePointis ning pole alati selge, kuhu midagi salvestada;

  • tööülesandeid jagatakse e-kirjade ja vestluste kaudu ning nende täitmisest puudub ühine ülevaade;

  • Planner, Lists, Loop ja teised Microsoft 365 rakendused on olemas, kuid pole selge, millal millist neist kasutada;

  • Teamsi kanalite ja töörühmade struktuur on aja jooksul keeruliseks muutunud;

  • dokumentide jagamisel ja õiguste määramisel tekib küsimusi;

  • sama info liigub mitmes erinevas kohas ja töötajad kasutavad Microsoft 365 võimalusi väga erinevalt.

2

Kui lahendamist vajab konkreetne  tööprotsess

Arutame, kuidas teie meeskonnas praegu infot, faile ja tööülesandeid hallatakse. Kus asuvad dokumendid? Kuidas jagatakse ülesandeid? Milleks kasutatakse Teamsi? Milline info liigub endiselt e-kirjade kaudu ja milliseid tegevusi tehakse korduvalt käsitsi?

 

Seejärel vaatame, kuidas saaks Microsoft 365 olemasolevaid vahendeid kasutada terviklikumalt. Näiteks võib lahendus olla Teamsi ja SharePointi parem ülesehitus, Planneri kasutamine tööülesannete haldamiseks, Listsi kasutamine protsessi jälgimiseks või Loopi kasutamine meeskonna jooksva info koondamiseks.

​

Eesmärk ei ole võtta kasutusele võimalikult palju uusi rakendusi, vaid kujundada töökorraldus, millest töötajad aru saavad ja mida päriselt kasutama hakatakse

Office 365 võimaldab ühendada failid, suhtluse, tööülesanded ja meeskonnatöö ühte töökeskkonda. Küsimus ei ole aga võimalikult paljude rakenduste kasutuselevõtmises, vaid selles, millised töövahendid teie organisatsiooni töökorraldust tegelikult lihtsustavad.

Microsoft 365 koolituse peamised teemavaldkonnad

Office 365 terviklahendus ja töökorraldus

  • millist Microsoft 365 rakendust erineva tööülesande jaoks kasutada

  • kasutaja portaal ja ülevaade seal olevatest 365 aplikatsioonidest

  • millal sobib Teams, SharePoint või OneDrive meeskonnatööks

  • kuidas ühendada suhtlus, dokumendid, tööülesanded ja muu tööinfo üheks loogiliseks tööprotsessiks

  • kuidas vähendada olukordi, kus sama infot hoitakse paralleelselt Teamsis, e-kirjades, Excelis ja isiklikes failides

  • meeskonna ühise töökeskkonna kujundamise põhimõtted

  • Teamsi kasutamine keskse töölauana ning teiste Microsoft 365 töövahendite sidumine selle juurde
     

Teams ja meeskonnatöö korraldamine

  • Teamsi töörühmade ja kanalite ülesehitus ning nende kasutamise põhimõtted

  • sobiva kanalistruktuuri loomine erinevatele meeskondadele ja projektidele

  • standard-, privaatsete ja jagatud kanalite erinevused ning kasutuskohad

  • suhtlus kanalipostitustes ja vestlustes ning nende erinev otstarve

  • failide ja dokumentidega töötamine Teamsis

  • Teamsi kanalite ja SharePointi seosed

  • Planneri, Listsi ja teiste töövahendite lisamine Teamsi töökeskkonda

  • Teamsi teavitused, mainimised ja igapäevase infovoo parem korraldamine

  • praktilised põhimõtted, kuidas vältida olukorda, kus Teamsi struktuur muutub aja jooksul raskesti hallatavaks
     

SharePoint, OneDrive ja ühised failid

  • millal kasutada OneDrive'i ja millal SharePointi, kuidas Teamsi failid SharePointiga seotud on ning kuidas korraldada dokumentide jagamist (Share), õigusi, versioone ja ühist töötamist

  • SharePointi lehtede ja tööruumide koostamine, info lisamine Teamsi, SharePointi komponendid ja info kasutamine

  • OneDrive'i, SharePointi ja Teamsi roll Microsoft 365 failihalduses

  • millal hoida dokumenti OneDrive'is ja millal meeskonna ühises SharePointi keskkonnas

  • failide sünkroonimine arvutisse ja Files On-Demand kasutamise põhimõtted

  • SharePointi dokumenditeekide kasutamine tavalisest kaustastruktuurist paindlikuma failihalduse loomiseks

  • veergude, vaadete ja metaandmete kasutamise võimalused dokumentide korrastamisel
     

Planner ja tööülesannete juhtimine

  • Meeskonna tööülesannete planeerimine, vastutajate määramine, tegevuste jälgimine, tähtaegade haldamine ning Planneri kasutamine osana Teamsi töökeskkonnast.

  • Tööülesannete aruanded ja võimalused aruannete saamiseks
     

Microsoft Lists ja protsesside jälgimine

  • Ühiste loendite ja registrite loomine, info struktureerimine, tegevuste jälgimine ja teavituste kasutamine. Lists sobib näiteks taotluste, probleemide, tegevuste või muude meeskonna tööprotsesside koondamiseks ja jälgimiseks
     

Loop ja paindlik koostöö

  • Ühiste tööpindade ja Loop komponentide kasutamine ideede, märkmete, tegevuste ja projektiga seotud jooksva info haldamiseks ning nende kasutamine koos teiste Microsoft 365 rakendustega
     

Forms ja info kogumine

  • Küsitluste, registreerimisvormide ja tagasisidevormide koostamine ning kogutud vastuste kasutamine ja analüüsimine.

Kuidas sobiv lahendus kujuneb?

Image by Kelly Sikkema

Alustame töökorraldusest

Kirjeldate, kuidas teie meeskond praegu faile, infot, suhtlust ja tööülesandeid haldab ning millised kohad tekitavad kõige rohkem küsimusi või lisatööd

Image by Bogomil Mihaylov

Kaardistame kasutatavad vahendid

Täpsustame üheskoos, millised Microsoft 365 rakendused on juba kasutusel ja kus oleks võimalik olemasolevaid võimalusi paremini ära kasutada

Excel course no people no class, only teacher screen computer_edited.png

Paneme kokku sobiva koolituse

Koolitus võib keskenduda näiteks Teamsile ja SharePointile või hõlmata laiemalt Plannerit, Listsi, Loopi, OneDrive ning teisi Microsoft 365 koostöövahendeid

Pärast koolitust saab jätkata

Microsoft 365 kasutuselevõtt ei pea lõppema koolituspäevaga. Vajadusel saame hiljem üle vaadata tekkinud küsimused, olemasoleva Teamsi või SharePointi ülesehituse või arendada mõnda konkreetset tööprotsessi järgmise etapina edasi.

Kui eesmärk on arendada kogu meeskonna töökorraldust

Microsoft 365 rakenduste kasutamine võib ühe organisatsiooni sees olla väga erinev. Üks töötaja salvestab failid Teamsi, teine OneDrive'i ja kolmas saadab need endiselt e-kirjaga. Mõni meeskond kasutab Plannerit igapäevaselt, teises jagatakse tööülesandeid vestlustes. Sellises olukorras ei pruugi lahendus olla lihtsalt järjekordne tarkvarakoolitus.

Koolituse käigus saab lisaks rakenduste kasutamisele kujundada ühise arusaama sellest, kuidas Microsoft 365 vahendeid teie organisatsioonis kasutada.

​

Räägime läbi, millist Microsoft 365 lahendust teie meeskond vajab

Koolitus ei pea õpetama kõiki Microsoft 365 rakendusi. Valime need vahendid, millest on teie töökorralduses kõige rohkem kasu

bottom of page